• Locatie
    Utrecht / Geleen
  • Opleidingsniveau
    MBO/HBO
  • Aantal uur
    24 uur

Wil jij bijdragen aan een duurzame, betere en veilige leef- en werkomgeving voor iedereen? Wij ook. Wij zijn een ingenieurs – en adviesbureau gespecialiseerd in technische gebouwinstallaties en bouwfysica.

Wil jij...

  •     ...betrokken zijn bij aansprekende projecten?
  •     ...deel uitmaken van een gedreven team?
  •     ...jezelf verder kunnen ontwikkelen?

Dan is Huygen wellicht je nieuwe werkgever!

Je werkt mee in onze aansprekende projecten! Jouw rol hierin is essentieel. Je ondersteunt collega's bij de uitvoering van projecten. Jij gaat aan de slag met secretariële taken zoals correspondentiebeheer en agendabeheer. Daarnaast stroomlijn je ook de interne en externe administratie voor een goede projectbeheersing en een consistent en professioneel beeld naar onze relaties toe.

Hiervoor ga je aan de slag op ons kantoor in Sittard-Geleen of Utrecht en soms op locatie als dit nodig is voor project. Deels thuiswerken behoort ook tot de mogelijkheden.

De werkdag

  •     Voorbereiden stukken vergaderingen van directieleden;
  •     Verzorgen en beheren projectcorrespondentie (offertes, brieven, mails, etc.);
  •     Verzorgen agendabeheer voor betrokken projectadviseurs en/of directie;
  •     Ondersteunen bij de verzorging van de projectadministratie intern: verzorgen van wekelijks rapporteren aan extern bij regieprojecten. Verzamelen van urenoverzichten t.b.v. projecten t.b.v. facturering;
  •     Ondersteunen bij het verzorgen van projectadministratie extern: verzamelen en beheren van opdrachten en declaraties van HIA aan derden;
  •     Ondersteunen bij het beheren van meer-/minderwerk opgaven van installateurs en status van controles;
  •     Ondersteunen bij het beheren van facturering van installateurs;
  •     Het bijwerken of aanvullen van het contactpersonenbestand in AFAS;
  •     Verzorgen van notulen van vergaderingen van projectvergaderingen zoals ontwerpvergaderingen, directievergaderingen (extern) en bouwvergaderingen (extern);
  •     Controleren van correspondentie van betrokken projectverantwoordelijken op spel- en stijlfouten alsmede consistent gebruik van projectsystematiek;
  •     Werkt als team met de overige projectassistentes / (directie) secretaresses.
  •     Biedt facilitaire ondersteuning op de kantoorlocaties.

Verantwoordelijkheden en bevoegdheden

Jij..

  •     werkt onder leiding van het managementassistentes maar functioneert zo veel mogelijk zelfstandig en handelt zoveel mogelijk naar eigen inzicht af,
  •     ontzorgt collega’s (MT en technici),
  •     stelt prioriteiten in afhandeling van de taken,
  •     doet voorstellen tot verbeteringen,
  •     draagt bij aan een goed imago van Huygen.

Je gaat hierin zelfstandig aan de slag, maar werkt wel in een fijn team samen! Ontwikkeling en verbeteren vinden we belangrijk en hier hebben we dan ook al veel aandacht voor. Bij Huygen zijn we pas tevreden als we daadwerkelijk toegevoegde waarde kunnen leveren.

Waarom Huygen?

In projecten stellen wij ons krachtig op en brengen veel energie: we zijn een gedreven partner. Onze partners en collega's staan er nooit alleen voor: ook als het moeilijk wordt zijn we er voor elkaar. Opdrachtgevers noemen ons niet voor niets uitgesproken betrokken.

Bouwen doen we niet alleen: het succes van een project hangt samen met een goede en vertrouwelijke relatie met opdrachtgevers, projectpartners en binnen het team. Daarom investeren wij in een constructieve sfeer en langetermijnrelaties. Hard werken staat centraal, maar er mag ook gelachen worden!

Kennis en vaardigheden

  •     MBO-/HBO werk- en denkniveau;
  •     Minimaal 3 jaar relevante werkervaring (affiniteit in de technische sector is een pré);
  •     Kennis van de volgende automatiseringssystemen: MS-Office (Is een must) /SharePoint/AFAS (is een pré).

Persoonlijke eigenschappen

Je bent een echte netwerker. Omgaan met veel mensen geeft je energie. Je weet je boodschap met tact en overtuigingskracht te brengen. Daarnaast kun je goed omgaan met uiteenlopende meningen. Je spreekt anderen aan op het nakomen van afspraken en je stelt prioriteiten. Je voelt hier comfortabel bij en weet dit op de juiste manier over te brengen bij mensen.

Zorg jij dat je meteen onze prioriteit wordt? Overtuig Suzanne en mail haar vóór 29 mei op: s.vandenbout@huygen.net